こんにちは万年係長です。
今回のテーマは５Sの観点から、簡単に改善提案を見つける方法について解説していきます。
そもそも５Sとは？
整理・整頓・清潔・清掃・躾の頭文字のSを取ってまとめたものです。
改善提案の見つけ方を、各項目に分けて詳しく解説していきたいと思いますが、プラスで私が過去に行った改善提案も少しですが紹介させていただきます。
誰でもコツさえつかめば、改善提案のネタで困ることは無くなるのでコツを掴んでもらいたいと思います。
この記事では
- ５Sの観点から改善提案のネタの探し方
- 何だそうすればいいのか！とコツが分かる
この２つについて解説していきます。
５Sの観点から簡単に探す方法と見つけ方
まず最初に改善ポイントを見つけるコツを教えますね！それがこの3つです。
- 細かく分けて物を見る
- 見方を変えてみる
- 固定観念は捨てる
見方を変えてみるとは・・・例えば縦にしてみる・横にしてみる・立ててみる・逆さにしてみるなどで、角度を変えた見方をすることで新しい使い方が見つかったりします。
固定観念は捨てるとは・・・例えば会社ならどこにでもある机！最初からそこにあるから使っていますがその考えは捨てなければなりません。
実はサイズが合わず使いづらかったり、邪魔でいらなかったりすることありませんか？ならば、移動したり処分も考えましょう。
このようにあるのが当たり前の考えを捨てることで、改善ポイントが見つかることがあるのです。
この３つの考え方を踏まえて、「整理・整頓・清潔・清掃・躾」で、それぞれのポイントについて解説していきます。
①整理から見つけるポイント
整理の概念は、必要なものと不要なものを分けたり捨てたりすることです。
整理の観点から改善活動をするのであれば、最初に取り組むべきおすすめのポイントを３つ紹介します！
- 使用頻度で分ける
- 棚の整理
- 机の整理
具体例を入れつつ説明していきますね！
①使用頻度で分ける例として
１年・半年・1ヶ月・1週間・毎日と使用頻度のデーター取り、多いものほど手に取りやすい位置に配置することで作業効率が上がります。
この時に使用頻度の高いものは、会社側にデータを添付して購入をお願いしましょう。
購入依頼のコツは・・・探しに行く時間や取りに行く時間を割り出し、年間でこれだけムダな時間を費やしているが○○を購入することでムダが無くなると提案していきましょう。
②棚の整理の例として
棚の置場所は最適か？・棚の大きさや仕切り棚の数は最適か？・不用品や中身不明の段ボール箱など無いか？・そもそも棚は必要か？他の使い道はできないか？
③机の整理の例として
不要な書類や不要なものが置かれてないか？・必要なものがすぐに取り出せるか？・照明の配置は適正か？・引き出しの中身は把握しているか？・隙間はうまく活用されているか？そもそも机は必要か？他の使い道はできないか？
ポイントは、不要なものは思い切って処分することと、そもそも必要あるのか？と考えて見ることです！
整理のカテゴリーから見つける時は、まずは不要なものは処分することから始めることが大切になります。
②整頓から見つけるポイント
整頓の概念は、必要なものを使いやすいように置いたり並べることです。
整頓の観点から改善提案をするには、まずはしっかりと整理することが大切になります。
順番を付けるとしたらこんな感じです！
- 使用頻度で分けたり使いやすい配置を決める
- しっかりと分かるように表示をする
具体例を入れつつ説明していきますね！
①使用頻度で分けたり使いやすい配置を決める例として
整理でも紹介しましたが、毎日使うものはすぐに手が届く位置に配置する。
１週間に一度位の使用頻度はまとめて管理する。
１歩２歩や１秒２秒のムダな動きがあるものをリストアップして配置を考える。
使用頻度で配置を決めることで、作業効率が上がるのでしっかりと整理することから始めましょう！
②しっかりと分かるように表示する例として
配置が決まったら次はしっかりと表示し、配置＋表示で改善提案として製作していきます。
表示の仕方次第で評価のポイントが上下します、なのでここではクオリティをある程度求めることが大切になってきますので具体例で紹介します。
私が使うのは、枠線を引いたり・サイズや形に合わせて型を作る・写真を使て手順を表示する・ラミネーターを使い恒久的に表示するなどです。
一押しなのが！ラミネーターを使って表示することです。
これにより綺麗にまとまることで評価のポイントが高くなります。
③清潔から見つけるポイント
清潔の概念は、整理・整頓・清掃された状態を保つことです。
しっかりと整理・整頓されても清掃された状態を保てなければ改善が進んだとは言えません！
ここで大事になるのが、改善提案品を製作したのであればクオリティの高いものにすることになります。
なぜなら、人はいい加減なものは雑に扱う傾向にあるからです！
例えば、車も新車のうちは綺麗を保とうとしますが年数が経つごとに扱いが雑になり、洗車の頻度も減ったりするものです。
これと同じように、いい加減な改善提案は雑に扱われることとなり清掃することが無くなることもあるのです。
あくまでも、私の長年の経験から感じていることですが・・・
しっかりと表示したり、製作されたものはみなさん大事に扱ってくれています。
ここでのクオリティの高いものとは、お金をかけることとは違うので勘違いしないようにおねがいしますね。
お金をかけなくても、クオリティの高いものはいくらでも製作できます。
④清掃から見つけるポイント
清掃の概念は、掃除してゴミや汚れがない状態にすることです。
清掃の観点から改善提案を見つけるのには、２つのポイントから探すと簡単にネタが見つかると思います。
- なぜ汚れるのか考える
- 掃除道具の見直し
この２つを考えるといくつか改善ポイントが見つかるかと思います。
①なぜ汚れるのか考える
ここで大事な考え方として・・・
掃除をする理由には２つあり、綺麗な状態を保つのか？汚れたから掃除するのか？どちらを基準にするかで大きく変わってきます。
私の経験では掃除にかかる時間を集計すると、綺麗な状態を保つ方が断然早く済むことが分かっています。
なぜなら、汚れの量や汚れの付着を防ぐことができ簡単に取り除くことができるからです。
それと、汚れる原因が分かっている場合は放置せずにその都度対応することで、後の掃除を簡単にすることができます。
このように、汚れの原因には何があるのかを探ることで改善活動に繋げることができるのです。
②掃除道具の見直し
掃除の時間を減らすには、掃除道具の見直しは必要になってきます！
例えばですが、ほうき一つをとっても素材や大きさなど様々でどれが正解なのか分かりませんよね？
まずは考え方として、備え付けてあるから使っていると言う考え方は捨てましょう！
素材を変えただけで時間短縮できたり、ほうきをモップに変えたりすることで改善することもあります。
汚れる原因と掃除道具の見直しで、大幅な時間短縮ができることもあるので見直していきたいですね！
掃除道具も既存のものばかりで考えずに、都度現場に合わせて無いものは作る（改造もあり）という考え方を持つようにしていきたいですね。
⑤躾から見つけるポイント
躾の概念は、ルールや決まり事を守り習慣づけていくことです。
ここでの改善はすでに決められているものや、新しく決めたルールーや決まり事をいかに守ることができるかになります。
毎日なのか、月単位なのかいろいろ考えられるかと思いますが、結局のところルールーが守られているのかをチェックすることが必要となります。
そうなるとチェック表を作り記録を残すことになります。
ですが私の経験では、チェック表を作っても記入を忘れてしまう社員は必ず出てきてしまうものです。
この記入漏れをゼロにするために、改善提案を考えてみましょう！
まず先に、なぜ記入忘れが起こるのか？そこから考えなければなりません！
原因は２つあると私は考えています。
- チェック表の配置が悪い
- 記入忘れの指摘や注意を受けない
特に、チェック表の配置次第でかなり改善されると考えられます。
例えば、清掃記録のチェック表を作るとします・・・
となると、当然毎日チェックをすることになりますよね！
ですが、チェックの記入漏れは無くなりません。
何故なのか？そこで調べてみると作業動線上に表示されていないことが分かりました。
これではチェックの記入漏れは無くなりません！
なぜなら、人は「後で記入すればいいや」、「帰る時に記入すればいいや」と考えがちになるために、記入忘れが発生してしまうのです。
なので普段から、清掃終了後に直ちにチェックをするよう声掛けと、作業動線上に表示することで大幅に改善されます。
私の場合は、帰社時間前になるとチェックシートを持って一人ひとりに声掛けしてます。
これを行うことで、間違いなくチェックリストの記入漏れがゼロになりますので実践されてもいいかと思います。
ルールを決めたり、チェックリストを作り実行してもらうには注意も必要となります！
まとめ
５Sの観点から、改善提案を見つける方法を解説しました。
このカテゴリーからも、多くの改善提案を見つけることができると思います。
コツは、見かたや考え方を変えることです！
当たり前を当たり前と思わないことです。
もう一つ言うならば、無いものは工夫して作ると言う考えを持つことだと思います。
当ブログでは、みなさんが改善提案で悩まなくなることがテーマで運営しています。
他にも改善提案についての記事がありますので、是非とも参考にしてください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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